01 10. 2017

Bien gérer votre temps de travail vous permet de gagner en efficacité et en productivité, cela peut ainsi vous faire gagner jusqu’à une heure par jour ! La gestion du temps a pour objectif d’apprendre à bien investir le temps dont on dispose : planifier, prioriser, déléguer, organiser.

Pensez-vous que le nombre d’heures passé au bureau détermine la qualité des résultats de votre travail ?

La pratique démontre que non. Certains salariés effectuent des heures sup, donnant ainsi à leurs chefs une impression d’efficience, alors qu’il n’en est rien.

Ne serait-il pas plus judicieux de juger de la valeur d’un individu par  l’excellence de sa production plutôt que par son temps de présence au travail ? Il s’agit tout simplement d’être performant et efficace sans perte de temps inutile.

Comment gérer son temps ?

Nous avons tous 24 heures par jour 365 jours par an. Pour en profiter, et utiliser tous ses « services », il vous faut simplement apprendre à lui donner des ordres. C’est vous le maître du temps non ?

Si vous voulez bien manager votre collaborateur, il faut lui donner des indications claires : c’est vous qui « commandez votre temps », pas lui qui vous tyrannise.

De ce fait, identifier les pertes de temps est essentiel.

« Des collègues qui rentrent à tout moment dans votre bureau, des emails ou des sms qui arrivent sur votre téléphone peuvent vous déconcentrer. Avec tout ces interruptions, on n’arrive plus à travailler de manière continue. En fonction de son métier, on peut choisir d’ouvrir sa boîte mail au travail et à la maison uniquement une à deux fois par jour. Il faut savoir que les périodes de concentration ont lieu le matin ou en fin d’après-midi, pas du tout après le déjeuner.

Si vous êtes très efficace le matin, éteignez votre téléphone, vous finirez plus vite la tâche sur laquelle vous êtes. Et si quelqu’un débarque dans votre bureau, apprenez à dire ‘je viens te voir dès que j’ai fini’ ». Il est essentiel d’oser dire non. Difficile parfois de dire non à un collègue qui essaye de nous refiler un dossier, voire à son boss. Pouvoir dire non nécessite une certaine confiance en soi, qui peut s’apprendre au quotidien. Si oser dire non relève pour vous d’une véritable épreuve, interrogez-vous : pourquoi avez-vous tendance à toujours tout accepter ? Avez-vous peur de décevoir ? Où craignez-vous l’autorité ?

Soyez certaine d’une chose : l’affirmation de soi passe par le « non ».

Gérer son temps, c’est avant tout déterminer ce que l’on a à gérer tout court. Faites une liste des tâches à accomplir. Une liste de tâches, de la plus basique à la plus urgente, vous aidera à mieux contrôler ce qui doit être fait. Hiérarchisez chaque tâche par ordre de priorité, de la manière la plus réaliste possible :

  • Priorité 1 : à faire aujourd’hui ou demain
  • Priorité 2 : à faire dans la semaine
  • Priorité 3 : à faire dans le mois
  • Priorité 4 : à faire d’ici l’année prochaine

Vous pouvez prioriser davantage les tâches sur une échelle de 1 à 10. Par exemple, une tâche de Priorité 10 est une urgence absolue, alors qu’une Priorité 5 devra simplement être accomplie avant la fin de journée. Retravaillez votre liste. Réécrivez-la et repensez régulièrement vos priorités.

Ajoutez de nouvelles tâches à la liste. Vous devez le faire quotidiennement, surtout si vous débutez dans l’exercice de la gestion du temps. Supprimez ou ajustez les tâches qui ont été accomplies, ainsi que celles qui sont prioritaires. Déléguez certaines tâches à d’autres personnes. Contrairement aux idées reçues, vous n’avez pas à tout faire vous-même. Vous pouvez être bien plus efficace en déléguant les tâches selon vos besoins du moment.

Utilisez les outils technologiques à votre disposition pour agir plus vite, plus efficacement ou plus précisément. Les technologies actuelles disposent de dizaines, si ce n’est de centaines d’applications qui vous aideront à gérer, voire même à accomplir vos tâches efficacement.

En résumé :

Dans le monde du travail exigeant d’aujourd’hui où les activités se déroulent à un rythme rapide, il est facile d’être dérouté. Gardez vos mesures à prendre prioritaires en tête tout au long de la journée. Prenez un instant pour rétablir les priorités lorsqu’une perturbation imprévue survient. Les personnes qui gèrent le mieux leur temps trouvent un équilibre pratique entre le dévouement à la tâche et la souplesse.

Il est facile de suivre des routines familières. Une fois qu’une réunion ordinaire est fixée, il est facile de simplement suivre le courant. Mais les choses changent. Essayez de garder l’objectif plus vaste en tête lorsque vous vous trouvez à suivre la routine habituelle. Si l’objectif est valable, parfait. Mais lorsque les routines perdent de leur valeur ou de leur efficacité, encouragez une meilleure utilisation du temps.

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